Von ERP und Tabellen zu vernetzten Tools.
Ein technisches Dienstleistungs-KMU in der Westschweiz: ein Verkaufsteam, ein Büro, Techniker im Aussendienst. Hier sind die eingeführten Tools, die Reihenfolge der Einführung, die gemessenen Ergebnisse und die Korrekturen unterwegs.
- Branche
- Technische Dienstleistungen, Westschweiz
- Teams
- Verkauf, Büro, Techniker im Aussendienst
- Ausgangslage
- Ein ERP, Tabellen, E-Mails
- Messung
- Über einen Betriebsmonat
Ein wachsendes KMU, Werkzeuge, die nicht mitgewachsen sind.
Anfragen kamen von überall: Website-Formular, Werbung, Telefon, Mund-zu-Mund-Propaganda. Das ERP verwaltete Offerten und Rechnungen, doch die Verkaufsnachverfolgung lebte in Tabellen und in den Postfächern der Einzelnen. Im Büro wurden jeden Tag dieselben Informationen an mehreren Orten abgeschrieben.
Die Techniker erhielten ihre Hinweise per Telefon und schickten ihre Fotos per Messenger zurück. Die Kunden riefen an und fragten: «Wie steht es um mein Dossier?» Alle gaben ihr Bestes. Es fehlte einfach ein System, das alle verbindet.
Doppelerfassung, vergessene Nachfassungen, jede Woche verlorene Stunden.
Dieselben Daten dreimal getippt
Kontakte, Beträge und Phasen wurden zwischen ERP, Tabellen und E-Mails abgeschrieben. Das Ergebnis: Dubletten und Versionen, die sich widersprachen.
Anfragen, die warten mussten
Zwischen dem Eingang einer Anfrage und der ersten Aktion vergingen 216 Stunden. Und je länger eine Anfrage wartet, desto kälter wird der Kunde.
Benachrichtigungen, die niemand mehr las
Eine Meldung pro Ereignis, und weniger als 7 % Reaktion. Die echten Dringlichkeiten gingen in der Flut unter.
Unklar, welcher Kanal rentierte
Das Werbebudget wurde nach Gefühl verteilt, weil nichts die Herkunft einer Anfrage mit der Unterschrift verband.
Anrufe, um jedes Dossier zu verfolgen
Dokumente per E-Mail verschickt und nachgefasst, Unterschriften ausstehend. Der Kunde hatte keinen Überblick, also griff er zum Telefon.
Fünf vernetzte Tools, eines nach dem anderen eingeführt.
Wir haben nichts auf einen Schlag ersetzt. Jedes Tool wurde in Betrieb genommen, genutzt und gemessen, bevor wir das nächste eingeführt haben. Das ERP blieb von Anfang bis Ende bestehen.
- 01 · Verkaufen
Ein CRM, gebaut für das Verkaufsteam
Alle Anfragen landen am selben Ort, bereinigt und ohne Dubletten. Jede geht nach Region, Produkt und Sprache an den richtigen Verkäufer, Abwesenheiten inklusive.
- Anfragen nach Priorität, Top 3 zum Anrufen
- Vorbereitungsblatt für Termine
- Preisrechner, kalibriert auf 241 echten Offerten
- 02 · Nichts vergessen
KI-Agenten für die ganze Nachverfolgung
Die Agenten lesen Verkaufs-E-Mails und aktualisieren die Datensätze. Sie bereiten Erinnerungen für Unterschriften und Zahlungen vor, bitten nach Auftragsabschluss um eine Bewertung und verfassen jeden Monat den Bericht zu verlorenen Aufträgen.
- Erinnerungen zu Bürozeiten
- Freigabe durch das Team
- Eine tägliche Zusammenfassung statt Einzelmeldungen
- 03 · Sicherheit geben
Ein Kundenportal ohne Passwort
Der Kunde meldet sich über einen Link per E-Mail an, verfolgt die Schritte seines Projekts, unterschreibt Dokumente online und findet seine Rechnungen. Das Team legt zu unterschreibende Dokumente direkt dort ab.
- Dokumente in drei Bereichen
- Unterschrift mit Zeitstempel
- Wahl des Einsatztermins
- 04 · Aussendienst ausrüsten
Eine App für die Techniker
Nächster Einsatz, Route, Anruf mit einem Fingertipp, die nötigen Dokumente. Fotos werden auf dem Telefon verkleinert und legen sich dann selbst im Dossier des Kunden ab.
- Vertrauliche Teamplanung
- Dokumente ohne Preise und Verträge
- Fotos legen sich selbst ab
- 05 · Verbinden
Eine Synchronisation mit dem ERP
Stündlich fliessen Phasen, Beträge, Unterschriften und Rechnungen in beide Richtungen. Schutzmechanismen blockieren Dubletten und überschreiben nie einen Betrag. Jede Änderung wird zuerst simuliert und dann übernommen.
- Synchronisation in beide Richtungen
- Schutz vor Dubletten
- Freigaben mit einem Klick
Oberflächen-Vorschau, fiktive Daten
Die Zeit bis zur ersten Aktion bei einer Anfrage ist von 216 auf 95 Stunden gesunken, also um 56 %. Am Morgen findet jeder Verkäufer seine Top 3 der Personen, die er zurückrufen soll.
Jeden Monat werden 67 Stunden Arbeit eingespart und 29 Stunden Kapazität gewonnen. Rund 4 Stunden Überwachung genügen, um den Überblick über die Agenten zu behalten.
Rund vierzig Agenten führen fast 64'000 automatische Aufgaben pro Monat aus. Trifft eine wichtige Verkaufs-E-Mail ein, ist der CRM-Datensatz 3 bis 14 Minuten später aktuell, ohne dass jemand etwas eintippt.
Weil wir die Herkunft jeder Anfrage verfolgt haben, wurde sichtbar: Anfragen über die Website führen 2.3-mal häufiger zu einer Unterschrift als Anfragen aus bezahlten sozialen Netzwerken (16.9 % gegenüber 7.2 %). Rund CHF 20'000 pro Jahr an unrentabler Werbung wurden erkannt und gestrichen.
Der Online-Preisrechner stützt sich auf 241 echte Offerten. Das erste Gespräch beginnt also mit einer glaubwürdigen Grössenordnung, nicht mit einem «Das kommt darauf an».
Zahlen gemessen über einen Betriebsmonat. Keine Finanz- oder Personendaten veröffentlicht, Kunde anonymisiert.
Was funktioniert hat, und die vorgenommenen Korrekturen.
- 01
Eine Meldung pro Ereignis liest niemand
Klassische Benachrichtigungen erreichten weniger als 7 % Reaktion. Wir haben sie durch eine kurze tägliche Zusammenfassung ersetzt: weniger Nachrichten, und mehr davon werden erledigt.
- 02
Wir messen die Nutzung und streichen, was nicht gebraucht wird
Ein Agent erkennt Funktionen und Automatisierungen, die niemand nutzt. Wir entfernen sie, statt immer mehr anzuhäufen. Ein einfacheres Tool ist eines, das das Team auch nutzt.
- 03
Die KI schlägt vor, der Mensch gibt frei
Erinnerungen und heikle Einträge warten auf einen Klick zur Freigabe. Das hat dem Team Vertrauen gegeben, und deshalb hat es die Agenten angenommen.
- 04
Das ERP bleibt massgebend
Ein Ersatz des ERP hätte das ganze Unternehmen lahmgelegt. Weil wir darauf aufgebaut haben, mit strengen Schutzmechanismen, kamen wir Tool für Tool voran.
- 05
Vorsicht bei kleinen Stichproben
Eine erste Serie automatischer Nachfass-E-Mails erzielte rund 17 % Klicks bei 103 E-Mails. Das ist ermutigend, aber die Stichprobe ist zu klein für ein Fazit. Wir messen weiter, bevor wir daraus eine Regel machen.
Ihr Unternehmen
Messen wir die Stunden, die Ihr Team jede Woche verliert.
Wir beginnen mit einem Audit Ihrer Abläufe, um Doppelerfassungen, Wartezeiten und Lärm sichtbar zu machen. Danach schlagen wir Ihnen die ersten Tools vor, mit Offerte.